Polityka prywatności

SERWISU PALACLEZANY.PL 

Wersja obowiązująca od 4 sierpnia 2026 r. 

1. Informacje ogólne 

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego palaclezany.pl, w szczególności osób zapisujących się do newslettera dotyczącego Pałacu w Łężanach. 

2. Administratorem danych osobowych jest: 

Fundacja Samorządu Studentów Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego 
ul. Czesława Kanafojskiego 1/06 
10-722 Olsztyn 
KRS: 0000323881 
NIP: 7393732688 
REGON: 510934506 

dalej jako „Administrator”. 

3. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz działaniem newslettera można kontaktować się z Administratorem pod adresem: 

newsletter@palaclezany.pl 

2. Zakres przetwarzanych danych 

1. Formularz zapisu do newslettera wymaga podania wyłącznie adresu poczty elektronicznej. 

2. W związku z zapisem do newslettera Administrator może ponadto przetwarzać techniczne informacje związane z dokonaniem zapisu, w szczególności: 

• datę i godzinę zapisu; 

• status subskrypcji; 

• datę i sposób wycofania zgody; 

• dane techniczne zapisywane automatycznie w logach serwera, niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu i udokumentowania prawidłowości udzielonej zgody. 

3. Podanie imienia, nazwiska, numeru telefonu ani innych danych osobowych nie jest wymagane do otrzymywania newslettera. 

3. Cele newslettera 

Adres e-mail subskrybenta jest przetwarzany w celu wysyłania newslettera zawierającego informacje dotyczące Pałacu w Łężanach, w szczególności: 

1. informacje o zwiedzaniu Pałacu w Łężanach; 

2. informacje o organizowanych wydarzeniach kulturalnych, artystycznych, edukacyjnych, rekreacyjnych i plenerowych, w tym o piknikach; 

3. informacje o nowych wydarzeniach, terminach, programach i zasadach uczestnictwa; 

4. informacje o możliwości wynajęcia Pałacu w Łężanach lub jego przestrzeni; 

5. oferty dotyczące organizacji własnych wydarzeń, uroczystości, spotkań, sesji zdjęciowych i innych przedsięwzięć w Pałacu w Łężanach; 

6. informacje i oferty związane ze sprzedażą biletów na organizowane wydarzenia; 

7. informacje o wcześniejszym dostępie do sprzedaży biletów; 

8. kody rabatowe, oferty promocyjne i inne korzyści przeznaczone dla subskrybentów; 

9. informacje o nowościach i zmianach w ofercie Pałacu w Łężanach; 

10. informacje o dodatkowych produktach i usługach, w tym o gadżetach oraz materiałach związanych z Pałacem w Łężanach. 

Newsletter może zatem zawierać informacje handlowe oraz treści stanowiące marketing bezpośredni. 

4. Podstawy prawne przetwarzania danych 

1. Dane osobowe w celu prowadzenia newslettera są przetwarzane na podstawie dobrowolnej zgody subskrybenta, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanego dalej „RODO”. 

2. Przesyłanie newslettera zawierającego informacje handlowe lub marketing bezpośredni na podany adres poczty elektronicznej odbywa się na podstawie uprzedniej zgody użytkownika, zgodnie z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. 

3. Dane techniczne i logi serwera mogą być przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Interesem tym jest: 

• zapewnienie bezpieczeństwa serwisu; 

• zapobieganie nadużyciom i nieuprawnionym zapisom; 

• diagnozowanie błędów technicznych; 

• wykazanie, że zgoda została udzielona prawidłowo; 

• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami. 

4. Dane zawarte w korespondencji kierowanej do Administratora mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, obsługi żądania osoby, której dane dotyczą, oraz archiwizacji korespondencji. 

5. Dobrowolność podania danych 

1. Podanie adresu e-mail jest dobrowolne. 

2. Niepodanie adresu e-mail lub niewyrażenie zgody uniemożliwi zapisanie się do newslettera. 

3. Wyrażenie zgody na newsletter nie jest warunkiem korzystania z pozostałych treści dostępnych w serwisie. 

6. Wycofanie zgody i rezygnacja z newslettera 

1. Subskrybent może w dowolnym momencie wycofać zgodę i zrezygnować z otrzymywania newslettera. 

2. Rezygnacja jest możliwa poprzez: 

• skorzystanie z linku rezygnacji znajdującego się w każdej wiadomości newsletterowej; 

• wysłanie żądania na adres newsletter@palaclezany.pl. 

3. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. 

4. Po rezygnacji adres e-mail nie będzie wykorzystywany do wysyłania kolejnych newsletterów. 

7. Okres przechowywania danych 

1. Dane subskrybenta będą przetwarzane przez okres aktywnej subskrypcji, czyli do momentu wycofania zgody lub zakończenia prowadzenia newslettera. 

2. Po wycofaniu zgody Administrator może przechowywać ograniczone informacje dotyczące udzielenia i wycofania zgody, jeżeli jest to niezbędne do: 

• wykazania zgodności działań Administratora z prawem; 

• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami; 

• zapobiegania ponownemu wysyłaniu newslettera osobie, która z niego zrezygnowała. 

3. Informacje te będą przechowywane nie dłużej niż do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń lub obowiązków wynikających z przepisów prawa. 

4. Dane zawarte w technicznych logach serwera będą przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu. 

8. Odbiorcy danych 

1. Dostęp do danych mogą posiadać wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora. 

2. Dane mogą zostać powierzone podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu serwisu i newslettera, w szczególności: 

• dostawcy hostingu; 

• administratorom i serwisantom strony internetowej; 

• dostawcom usług informatycznych; 

• dostawcy serwera poczty elektronicznej lub usługi wykorzystywanej do technicznej wysyłki wiadomości; 

• podmiotom świadczącym pomoc prawną lub techniczną, jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do wykonania ich usług. 

3. Podmioty te mogą przetwarzać dane wyłącznie na podstawie odpowiedniej umowy i zgodnie z poleceniami Administratora. 

4. Newsletter jest zarządzany za pomocą wtyczki MailPoet działającej w ramach serwisu WordPress. Lista subskrybentów jest przechowywana w bazie danych serwisu. Niniejszy zapis zakłada, że Administrator nie korzysta z usługi MailPoet Sending Service ani z innej funkcji powodującej przekazywanie danych subskrybentów operatorowi MailPoet. 

5. Dane osobowe nie są sprzedawane ani udostępniane innym podmiotom w celu prowadzenia przez nie własnego marketingu. 

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy 

Administrator nie przewiduje przekazywania danych subskrybentów poza Europejski Obszar Gospodarczy. 

W przypadku zmiany dostawcy hostingu, poczty elektronicznej lub sposobu wysyłania newslettera, która powodowałaby przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, niniejsza Polityka prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana, a dane będą przekazywane wyłącznie przy zastosowaniu wymaganych prawem zabezpieczeń. 

10. Prawa osób, których dane dotyczą 

Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do: 

1. uzyskania informacji o przetwarzaniu swoich danych; 

2. dostępu do danych i otrzymania ich kopii; 

3. sprostowania nieprawidłowych danych; 

4. usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO; 

5. ograniczenia przetwarzania danych; 

6. przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody w sposób zautomatyzowany; 

7. wycofania zgody w dowolnym momencie; 

8. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora; 

9. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami. 

Wnioski dotyczące realizacji praw należy kierować na adres newsletter@palaclezany.pl. 

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji 

1. Dane subskrybentów nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. 

2. Jeżeli w systemie newsletterowym włączone są statystyki otwarć wiadomości lub kliknięć w odnośniki, informacje te mogą być wykorzystywane wyłącznie do oceny skuteczności newslettera i dostosowania jego treści. Nie są one wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec subskrybentów. 

12. Pliki cookies i logi techniczne 

1. Serwis może wykorzystywać pliki cookies niezbędne do jego prawidłowego i bezpiecznego działania, w tym do obsługi formularza newslettera oraz zapamiętywania wykonanych przez użytkownika czynności. 

2. Cookies niezbędne mogą być stosowane bez dodatkowej zgody użytkownika, jeżeli są konieczne do wykonania transmisji lub dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika. 

3. Cookies analityczne, reklamowe lub inne cookies, które nie są niezbędne do działania serwisu, mogą być stosowane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika za pomocą odpowiedniego mechanizmu zarządzania zgodami. 

4. Użytkownik może zarządzać cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki oraz mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego w serwisie. 

5. Serwer, na którym działa serwis, może automatycznie zapisywać w logach technicznych informacje dotyczące połączenia, takie jak adres IP, data i godzina połączenia, adres żądanego zasobu, typ przeglądarki oraz informacje o błędach. Logi są wykorzystywane wyłącznie w celach technicznych, administracyjnych i bezpieczeństwa. 

13. Bezpieczeństwo danych 

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych, w szczególności przed ich utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem. 

Dostęp do listy subskrybentów powinien być ograniczony wyłącznie do upoważnionych osób posiadających indywidualne dane dostępowe. 

14. Zmiany Polityki prywatności 

1. Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku: 

• zmiany przepisów prawa; 

• zmiany sposobu działania newslettera; 

• wdrożenia nowych narzędzi lub usług; 

• zmiany podmiotów przetwarzających dane; 

• zmiany zakresu przetwarzanych danych. 

2. Aktualna wersja Polityki prywatności będzie publikowana w serwisie palaclezany.pl wraz z datą jej obowiązywania. 

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO DLA SUBSKRYBENTÓW NEWSLETTERA 

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 informujemy, że: 

1. Administratorem danych osobowych jest Fundacja Samorządu Studentów Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego z siedzibą przy ul. Czesława Kanafojskiego 1/06, 10-722 Olsztyn, KRS 0000323881, NIP 7393732688, REGON 510934506. 

2. Z Administratorem można skontaktować się pod adresem e-mail: newsletter@palaclezany.pl. 

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia i wysyłania newslettera dotyczącego Pałacu w Łężanach, obejmującego w szczególności: 

• informacje o zwiedzaniu; 

• informacje o wydarzeniach kulturalnych, artystycznych, rekreacyjnych i plenerowych; 

• informacje o piknikach i innych wydarzeniach; 

• oferty wynajmu Pałacu; 

• oferty organizacji własnych wydarzeń i sesji zdjęciowych; 

• informacje i oferty dotyczące sprzedaży biletów; 

• wcześniejszy dostęp do sprzedaży biletów; 

• kody zniżkowe i promocje; 

• informacje o nowościach; 

• informacje o dodatkowej ofercie i gadżetach związanych z Pałacem w Łężanach. 

4. Podstawą przetwarzania adresu e-mail jest zgoda subskrybenta, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Podstawą przesyłania informacji handlowych oraz marketingu bezpośredniego na podany adres e-mail jest uprzednia zgoda użytkownika, zgodnie z art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej. 

5. Przetwarzany będzie podany przez użytkownika adres e-mail oraz techniczne informacje niezbędne do obsługi i udokumentowania subskrypcji, takie jak data zapisu, status subskrypcji i data wycofania zgody. 

6. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymywania newslettera. 

7. Dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub zakończenia prowadzenia newslettera. Po wycofaniu zgody ograniczone informacje mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości działań Administratora lub obrony przed roszczeniami, nie dłużej niż do upływu właściwych terminów przedawnienia. 

8. Odbiorcami danych mogą być osoby upoważnione przez Administratora oraz podmioty świadczące na jego rzecz usługi hostingowe, pocztowe, informatyczne, serwisowe i prawne, wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania tych usług. 

9. Newsletter jest obsługiwany za pomocą wtyczki MailPoet działającej w serwisie Administratora. Przy założeniu, że MailPoet Sending Service nie jest wykorzystywany, lista subskrybentów pozostaje w bazie danych serwisu. 

10. Administrator nie przewiduje przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. 

11. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wycofania zgody w dowolnym momencie. 

12. Zgodę można wycofać poprzez link rezygnacji umieszczony w każdej wiadomości lub wysyłając wiadomość na adres newsletter@palaclezany.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność wcześniejszego przetwarzania. 

13. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

14. Dane nie będą wykorzystywane do podejmowania wobec subskrybenta decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.